مجله آموزشی
دستگاه حضور غیاب چیست؟
دستگاه های حضورغیاب برای ثبت تردد ورود و خروج کارکنان در ادارات،سازمان ها،و... است.نام دیگر این محصولات دستگاه ساعت زنی است، زیرا ساعت دقیق ورود و خروج کارکنان را ثبت میکند.این دستگاه ها علاوه ثبت ساعت ورود خروج به کمک نرم افزار پایه و یا پیشرفته مخصوص دستگاه، اطلاعاتی مانند اضافه کار،کسراز کار،مرخصی،ماموریت،حقوق،دستمزد،بیمه و مالیات را نیز ثبت و دراختیار مدیران و یا منابع انسانی مجموعه ها قرار می‌دهد.
تنوع دستگاه های حضورغیاب بسیار بالا میباشد شرکت های مختلف این دستگاه هارا با ویژگی های متفاوت و نرم افزار های متنوع ارائه می‌دهند که شما بسته به تعداد پرسنل، تعداد شیفت کاری، اطلاعاتی که نیاز به ثبت و گزارش گیری دارید، و...باید دستگاه مورد نیاز را تهیه کنید.
در اکثر برندها نرم افزار های پایه به صورت رایگان برای یک شیفت کاری با تعداد محدود پرسنل ارائه میشود.احراز هویت در دستگاه های حضورغیاب با روش های گوناگون مانند خواندن تگ و کارت RFID, کد،اثرانگشت،تشخیص چهره،عنبیه،کف دست،بارکد،و... انجام میشود.روش های اثرانگشت،چهره،عنبیه،و... را بیومتریک میگویند.
مدل های ساده که با تگ، کارت و کد کار می‌کنند، ارزان قیمت ترین مدل دستگاه های ساعت زنی هستند اما امکان تقلب و سو استفاده در آن وجود دارد و امنیت بسیار کمتری دارد.زیرا کارت و کد قابل انتقال از فرد به فرد دیگر و یا گم شدن آن است.
بهترین و پیشرفته ترین دستگاه ها که امنیت مجموعه را به شدت بالا برده و از هرگونه تقلب و خطا جلوگیری میکند مدل هایی با احراز هویت بیومتریک مانند اثرانگشت،چهره و...میباشد.زیرا این موارد در هر فرد منحصر به اوست و قابل انتقال و گم شدن نمیباشد.
این دستگاه ها از سیستم فیزیکی و کامپوتر برخوردار هستند.در ابتدا اطلاعات کارکنان در حافظه دستگاه ذخیره شده و در زمان استفاده اطلاعات باهم مقایسه شده و توسط نرم افزار برای مدیرت ارسال شده و قابل مشاهده و پرینت گرفتن میباشد.
مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب
صرفه جویی در مصرف کاغذ و جلوگیری از قطع درختان:
در دهه های اخیر که سیستم حضور و غیاب به صورت کاملا دستی انجام می شد، ساعت های ورود و خروج هر پرسنل در برگه های زمانی (Time Sheet) به طور جداگانه برای هر پرسنل ثبت می گردید. جمع آوری و برآورد ساعت کارکرد و محاسبه دستی حقوق پرسنل بسیار کار پیچیده و دشواری بود و گاهی تا چند روز به طول می انجامید. علاوه براین، استفاده ماهانه از کاغذ منجر به تولید هزینه های اضافی برای شرکت می گردید.
مدیریت آنلاین درخواست ها و گزارش ها:
از آنجایی که مدیران معمولا مشغله فراوانی دارند و برای پیگیری برخی امور ملزم به فعالیت در خارج از محل شرکت خود هستند بنابراین استفاده از نرم افزار حضور و غیاب تحت وب می تواند بهترین انتخاب برای این مدل کسب و کارها باشد و دیگر نیازی به حضور مدیران در شرکت احساس نمی شود و مدیران می توانند تنها از طریق یک سیستم کامپیوتر، اپلیکیشن موبایل یا تبلت به صورت آنلاین از آخرین تردد های پرسنل در سازمان مطلع شوند، گزارش خروجی تهیه نمایند.
پشتیبانی و در دسترس بودن اطلاعات در هر زمان
محاسبه دقیق و هوشمند ساعت های کارکرد بدون کوچکترین خطای انسانی
قابلیت انتقال اطلاعات به نرم افزارهای محاسبه حقوق و دستمزد
گزارش گیری:
اطلاعات و گزارش گیری آن به صورت آنلاین و زمان واقعی می باشد, در نتیجه بلافاصله مشخص می گردد چه شخصی در سازمان حضور دارد یا ندارد.با استفاده از آن کارمندان می توانند ساعات عدم حضور در کار، یا ساعات ناهار یا ساعتی که در جلسه هستند را اعلام کنند، تا کسانی که اجازه دارند از آن با خبر شوند.
اطمینان در تشخیص صحیح کارمند:
ویژگی های فیزیولوژیکی بیومتریک که سیستم حضور و غیاب ثبت می کند برای هیچ کدام از افراد یکسان نیستند. بنابراین مدیران می توانند اطمینان کامل در درستی ثبت تردد ها داشته باشند.
جلوگیری از هر گونه تقلب:
دردستگاه حضور و غیاب کارتی پرسنل می توانند به جای یکدیگر کارت بزنند و هرساله سبب میلیون ها زیان مالی به کسب و کارها شوند. در حالی که سیستم حضور و غیاب بیومتریک مانع بروز این مشکلات می شود. زیرا سیستم، ویژگی های منحصر به فرد هر کارمند را ثبت می کند و کارمندان نمی توانند به جای یکدیگر قرار بگیرند.
نرم‌افزار دستگاه حضور و غیاب:
استفاده از نرم افزار دستگاه حضور و غیاب بهترین راه برای کنترل ورود و خروج کارکنان است و قابلیت‌های مختلفی دارد که میتواند در مدیریت بهتر کسب‌وکار به شما کمک کند. نرم‌افزارهای حضور و غیاب امکان یکپارچه سازی و مطابقت با برنامه‌های حقوق و دستمزد را دارند.