مجله آموزشی
دستگاه حضور غیاب چیست؟
دستگاه حضور و غیاب یا ساعت زنی دستگاهی است که برای ثبت ورود و خروج کارمندان در یک محیط کاری به کار میرود تا با توجه به کارکرد هر یک از پرسنل مدیران بتوانند حقوق و دستمزد پرداخت کنند.سیستم‌های حضور و غیاب می‌توانند نقش مکملی و مهمی در مدیریت کارکنان داشته باشند.
نمونه‌های مختلفی از دستگاه حضور و غیاب به همراه نرم افزار آن در سطح دنیا و در سطح ایران موجود است که در هر کدام از آنها از یک روش خاص برای شناسایی افراد استفاده شده است. به عنوان مثال، دستگاه حضور و غیاب کارتی، چشمی، تشخیص چهره و رمزی تنها چند مورد از این دستگاهها هستند.
دستگاه حضور و غیاب شامل یک سیستم فیزیکی و کامپیوتری است که امکان ثبت زمان ورود و خروج پرسنل به یک سازمان یا اداره را فراهم میکند. این دستگاه به شکلی طراحی شده است که ابتدا اطلاعات پرسنل در حافظه آن ذخیره میشود، سپس در روزها و دفعات بعدی، پس از اسکن اطلاعات در حال تردد و کارکنان، این اطلاعات با یکدیگر مقایسه میشود و امکان شناسایی و احراز هویت فرد فراهم میشود.
یکی از مهمترین دلایلی که مدیران به استفاده از دستگاههای حضور و غیاب پیشرفته مانند دستگاههای حضور و غیاب اثرانگشتی و تشخیص چهره و تشخیص عنبیه روی آورده‌اند، این است که جلوی این تقلب کارمندان را بگیرند.
مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب
صرفه جویی در مصرف کاغذ و جلوگیری از قطع درختان:
در دهه های اخیر که سیستم حضور و غیاب به صورت کاملا دستی انجام می شد، ساعت های ورود و خروج هر پرسنل در برگه های زمانی (Time Sheet) به طور جداگانه برای هر پرسنل ثبت می گردید. جمع آوری و برآورد ساعت کارکرد و محاسبه دستی حقوق پرسنل بسیار کار پیچیده و دشواری بود و گاهی تا چند روز به طول می انجامید. علاوه براین، استفاده ماهانه از کاغذ منجر به تولید هزینه های اضافی برای شرکت می گردید.
مدیریت آنلاین درخواست ها و گزارش ها:
از آنجایی که مدیران معمولا مشغله فراوانی دارند و برای پیگیری برخی امور ملزم به فعالیت در خارج از محل شرکت خود هستند بنابراین استفاده از نرم افزار حضور و غیاب تحت وب می تواند بهترین انتخاب برای این مدل کسب و کارها باشد و دیگر نیازی به حضور مدیران در شرکت احساس نمی شود و مدیران می توانند تنها از طریق یک سیستم کامپیوتر، اپلیکیشن موبایل یا تبلت به صورت آنلاین از آخرین تردد های پرسنل در سازمان مطلع شوند، گزارش خروجی تهیه نمایند.
پشتیبانی و در دسترس بودن اطلاعات در هر زمان
محاسبه دقیق و هوشمند ساعت های کارکرد بدون کوچکترین خطای انسانی
قابلیت انتقال اطلاعات به نرم افزارهای محاسبه حقوق و دستمزد
گزارش گیری:
اطلاعات و گزارش گیری آن به صورت آنلاین و زمان واقعی می باشد, در نتیجه بلافاصله مشخص می گردد چه شخصی در سازمان حضور دارد یا ندارد.با استفاده از آن کارمندان می توانند ساعات عدم حضور در کار، یا ساعات ناهار یا ساعتی که در جلسه هستند را اعلام کنند، تا کسانی که اجازه دارند از آن با خبر شوند.
اطمینان در تشخیص صحیح کارمند:
ویژگی های فیزیولوژیکی بیومتریک که سیستم حضور و غیاب ثبت می کند برای هیچ کدام از افراد یکسان نیستند. بنابراین مدیران می توانند اطمینان کامل در درستی ثبت تردد ها داشته باشند.
جلوگیری از هر گونه تقلب:
دردستگاه حضور و غیاب کارتی پرسنل می توانند به جای یکدیگر کارت بزنند و هرساله سبب میلیون ها زیان مالی به کسب و کارها شوند. در حالی که سیستم حضور و غیاب بیومتریک مانع بروز این مشکلات می شود. زیرا سیستم، ویژگی های منحصر به فرد هر کارمند را ثبت می کند و کارمندان نمی توانند به جای یکدیگر قرار بگیرند.
نرم‌افزار دستگاه حضور و غیاب:
استفاده از نرم افزار دستگاه حضور و غیاب بهترین راه برای کنترل ورود و خروج کارکنان است و قابلیت‌های مختلفی دارد که میتواند در مدیریت بهتر کسب‌وکار به شما کمک کند. نرم‌افزارهای حضور و غیاب امکان یکپارچه سازی و مطابقت با برنامه‌های حقوق و دستمزد را دارند.